I denna artikel går vi igenom vanliga växelmisstag som kunder kan råka ut för. Hoppas du inte känner igen några! 😉

• Använda vidarekoppling till mobilnummer
• Inte använda funktionerna
• Inte bygga en ringslinga
• Svarsmeddelande innan röstbrevlåda
• Öppettider för varje enskild dag
• Spela meddelande innan knappval

”Vidarekoppling” istället för ”Mobilnummer som ska svara i växeln”.

Det absolut vanligaste misstaget som växelanvändare gör är att använda funktionen ”vidarekoppla” istället för funktionen ”mobilnummer som ska svara i växeln” för att koppla samtal.

Vidarekoppla innebär att samtalet kopplas ut ur växeln till ett externt nummer. Resultatet blir att samtalet lämnar växeln och därför går det enbart att koppla ett nummer. Användaren som är kopplad via vidarekoppling kommer hamna under ”Oanvända användare” i portalen och därmed inte ha tillgång till appens funktioner.

Med ”Mobilnummer som ska svara i växeln” kan du välja vem eller vilka som ska ta emot samtalen samtidigt och även bygga en ringslinga med turordning.

Video på hur du sätter upp ”Mobilnummer som ska svara i växeln.”

Konfigurera din växel

Ha enbart ”Mobilnummer som ska svara i växeln”

Har ni enbart behov av att vidarekoppla inkommande samtal till mobilnummer? Då förstår vi att det är enkelt att enbart välja just den funktionen. Det ni då tyvärr missar är att ge era kunder en bättre kundupplevelse.

Ha öppettider i början av slingan, välj vilka tider som det ska gå att ringa er på och koppla ett svarsmeddelande både till när ni har stäng och öppet.

Ett tips är att ha ett svarsmeddelande i slutet av ringslingan eller en röstbrevlåda. Då har ni möjligheten att kommunicera det ni vill kommunicera till kunden oavsett om ni kan svara eller inte.

Väldigt enkla medel för att förbättra er kommunikation och för att få nöjdare kunder.

Hur ser Telness huvudväxel ut?

Inte bygga en ringslinga.

Ett jättebra sätt att inte missa samtal är att koppla fler användare till funktionen ”mobilnummer som ska svara i växeln”. Inkommande samtal kopplas då till alla användare i gruppen samtidigt och den som svarar först tar emot samtalet.

Vanliga misstaget är att inte använda samma funktion en eller flera gånger till. För varje ”Mobilnummer som ska svara i växeln”-funktion kommer det ringa 5 signaler hos alla kopplade användare. Har ni samma funktion två gånger i följd har ni 10 signaler på er att svara, 3 gånger – 15 signaler, du fattar. Detta är ett toppenbra sätt att fånga upp alla samtal på.

Ett tips är att använda ett svarsmeddelande efter 10 signaler som lyder ”Tack för du väntar – vi tar strax emot ditt samtal” och addera några fler användare i slingans slut.

Läs mer om vad du ska tänka på när du bygger en växelslinga

Svarsmeddelande innan röstbrevlådan.

Röstmeddelande-funktionen har ”spela meddelande” och ”ton” inbyggt, vilket spelas upp när samtalet tar sig dit.

Om du har ett svarsmeddelande innan röstbrevlådan som instruerar kunden om att lämna ett meddelande efter tonen, kommer kunden att börja spela in röstmeddelande för tidigt. Resultatet blir att du inte kommer höra hela kundens meddelande när du ska lyssna av och hantera det.

Öppettider för varje enskild dag

Under funktionen öppettider hittar du möjligheten att välja vilka veckodagar som schemahändelsen ska gälla för. De flesta kunder väljer att ha en schemahändelse för alla veckodagar och bygger sin ringslinga utifrån den.

Undvika att bygga identiska ringslingor för varje enskild dag. Klicka istället i vilka veckodagar schemahändelsen ska gälla för, ”Måndag”, ”Tisdag”, ”Onsdag” och så vidare.

Däremot är det ett smart tips att ifall ni ska turas om att ha telefontider och vill ha ansvar över olika dagar. Då är det toppenbra att skapa schemahändelser för respektive dag:

• Anton – måndag
• Lena – tisdag
• Roberto – onsdag…

Spela meddelande innan knappval

Under funktionen ”knappval” lägger du till det meddelande som spelas upp med instruktioner till kunden om vad denne ska klicka på för att gå vidare. ”Tryck 1 för… Tryck 2 för… osv”.

Använder du funktionen ”Spela meddelande” för att spela upp de instruktionerna kommer kunden alltså inte kunna interagera med dem.

Undvik detta enkla misstag och konfigurera allt gällande knappval i knappvals-funktionen.

Konfigurera din växel