Har du någon gång önskat att du kunnat gå tillbaka och lyssna på ett viktigt samtal? Kanske för att dubbelkolla en överenskommelse, onboarda en ny kollega, eller säkerställa att kundservicen håller högsta klass? Då är samtalsinspelning något för dig.
Du som använder Telness mobil växel kan aktivera samtalsinspelning – en tilläggstjänst för endast 199 kr/mån som ger dig full kontroll över samtalen, på ett enkelt och GDPR-anpassat sätt.
Så funkar samtalsinspelning hos Telness
Med Telness samtalsinspelning får du:
- Inspelning av både inkommande och utgående samtal
- Tillgång till inspelningar direkt i vår app (mobil) och Softphone (dator)
- Lagring i 14 dagar – justerbart utifrån dina önskemål
- Möjlighet att ladda ned och spara lokalt
- Tydlig symbol vid aktiva inspelningar
Du styr själv vilka användare som får tillgång till funktionerna och om inspelningen alltid ska vara aktiv, endast vid behov eller inte alls.
När passar det att spela in samtal?
- Vid försäljning – dokumentera avtal och muntliga överenskommelser.
- För support och kundservice – kvalitetssäkra upplevelsen.
- Vid onboarding – låt nya medarbetare lyssna och lära.
- Som dokumentation – spara viktiga samtal inför framtida beslut.
GDPR och juridik – detta behöver du veta
Att spela in samtal där du själv deltar är tillåtet enligt svensk lag. Men det finns några saker att tänka på:
Samtycke & information
Du behöver inte samtycke från den andra parten om du själv är med i samtalet, men enligt GDPR ska du informera om att samtalet spelas in. Du kan exempelvis ha ett meddelande som spelas upp i början alternativt informera under samtalets gång:
“Ditt samtal kan spelas in i kvalitets- och utbildningssyfte.”
Rättslig grund
Du behöver en tydlig anledning att spela in, t.ex.:
- För att förbättra tjänsten
- För att dokumentera avtal
- För att följa upp ärenden
Lagring och säkerhet
- Inspelningar sparas i 14 dagar som standard, men det går att förlänga lagringstiden vid behov. Kontakta vår support så hjälper vi dig anpassa detta.
- All lagring sker inom EU, i enlighet med GDPR.
Eftersom inspelningar innehåller röster och annan identifierbar information räknas de som personuppgifter.
Det betyder att:
- Du behöver skydda dem mot obehörig åtkomst.
- Du får bara spara dem så länge de behövs för det syfte du spelade in dem för.
Observera: Det är ert företags ansvar att säkerställa att samtalsinspelningar hanteras och lagras enligt gällande lagstiftning, inklusive GDPR och andra relevanta regler. Dessa villkor framgår vid aktivering av samtalsinspelning.
Bra att tänka på
- Informera dina kollegor – om samtalen spelas in via växeln behöver alla användare vara medvetna om det, inklusive anställda.
- Använd IVR (talsvar) – för att informera inringare om att samtalet spelas in.
- För utgående samtal – inled gärna med ett “Jag vill bara informera att detta samtal spelas in.”
- Ladda ner viktiga inspelningar innan de tas bort – du hittar dem i appen och i portalen. Kom ihåg att lagra dem i enlighet med gällande lagkrav.
Så här kommer du igång med samtalsinpselning
För att börja spela in samtal:
- Kontakta supporten som aktiverar funktionen för din växel.
- Navigera till Växel-fliken i Telness-portalen och ställ in inställningarna för samtalsinspelning.
- Godkänn villkoren för GDPR.
- Välj vilka användare som ska ha tillgång till samtalsinspelningarna.
- Klart!
Och som alltid – vår support är bara ett klick bort om du behöver hjälp.
