Är det viktigt att tänka på kvaliteten på växelns svarsmeddelanden?
Kort sagt, ja. Idag mer än någonsin förväntar sig kunder att bemötas positivt och känna sig trygga att de ska få den hjälp de behöver. Att mötas av långa tystnader, otydliga meddelanden eller mycket brus kan göra att kunden förlorar förtroende för ditt bolag. Det är viktigt att kunna förmedla tydligt vilka öppettider ni har, vilka tjänster ni erbjuder och vilka ni är som bolag så att kunden kan skapa en bättre bild av företaget.
Så hur gör du då? Vi har sammanställt våra bästa tips för hur du kan spela in ett riktigt bra svarsmeddelande till din mobila växel.
Vill du veta mer om Telness växel?
1. Viktigaste först
Inled med den viktigaste informationen dina kunder behöver veta. Ingen orkar vänta i 30 sekunder innan de får reda på hur de kommer i kontakt med rätt person på ditt bolag. Det ska vara tydligt vad du vill att kunderna ska göra när de ringer in till företagets växel.
2. Så personligt som möjligt… med gränser
Håll meddelandet kort och koncist men se gärna till att få fram personligheten i ert företag. Det är så ni själva sticker ut. Fundera några varv på frågorna: Vad är det som gör er unika? Vad skulle få någon att vilja bli kund direkt när de hör ert välkomstmeddelande?
3. Ge dina kunder ett leende
Det kan låta underligt, men att le när du spelar in ett meddelande kan få dig att låta mer välkomnande och glad. Låtsas som att du har en kamera framför dig och att någon filmar dig när du spelar in ditt svarsmeddelande till växeln. Din glada energi kommer att naturligt översättas till ljud när du hälsar kunderna välkommen.
4. Anpassa meddelanden utifrån era öppettider
Spela in olika typer av svarsmeddelanden beroende på vilken tid under dagen dina kunder ringer. Dessa olika meddelanden kan ha relevant information till just den tidsperioden. Exempelvis om det är lunchstängt i er växel. Hälsa kunden en trevlig lunch samtidigt som du uppmanar till att lämna meddelande, ringa upp igen eller höra av sig via mejl och chatt.
5. Våga vägra stolpiga meddelanden
Vill du sticka ut bland dina konkurrenter? Injicera lite humor i dina meddelanden. Du kan exempelvis berätta ett skämt eller skriva ett rim. Du kan också låta Björn Ranelid läsa upp lite poesi eller låta Glenn Hysén berätta Göteborgsskämt i växeln (Hos Telness, såklart!)
6. Tänk på tempot.
När du spelar in ett meddelande är det viktigt att du har i åtanke att det lär vara första gången åhöraren får den informationen som du delar med dig av.
Är det ett svarsmeddelande om att ni för tillfället har stängt kan det vara bra att hänvisa till er mailadress eller hemsida. Läs då upp mailadressen lugnt och tydligt så att åhöraren har tid att anteckna vart hen ska vända sig till.
Ett svarsmeddelande med för högt tempo kommer enbart leda till en stressig upplevelse. Hellre för långsamt än för fort!
Är du fortfarande inte säker på vad du ska säga?
Lyssna igenom våra förinspelade meddelanden och testa dig fram när du bygger din växel hos Telness.
