Så gör du en BYOD-policy som funkar på riktigt

Att tillåta anställda att använda sina egna enheter i arbetet – det som ofta kallas Bring Your Own Device (BYOD) – har blivit allt vanligare, särskilt i små och medelstora företag. Det sparar pengar, ger ökad flexibilitet och speglar det moderna arbetssättet där gränsen mellan jobb och privatliv suddas ut.

Men det finns också utmaningar: säkerhet, tillgänglighet och tydliga gränsdragningar. Hur säkerställer man att företagskommunikationen fungerar som den ska, utan att inkräkta på medarbetarnas privatliv?

I det här inlägget går vi igenom vad en fungerande BYOD-policy bör innehålla – och hur Telness mobila växeltjänst gör det möjligt att ringa via företagsnummer utan att behöva använda sitt privata mobilnummer.

Fördelar med BYOD – varför företag gör det

BYOD är mer än en kostnadsfråga. För många företag är det ett sätt att:

Minska investeringar i hårdvara
Höja medarbetarnas flexibilitet och nöjdhet
Snabbt få nya medarbetare igång
Undvika dubbla enheter (en privat och en jobbmobil)

Särskilt för startups, konsultbolag och organisationer med många frilansare eller projektanställda kan BYOD vara en självklar del av arbetsmodellen. Men för att det ska fungera i praktiken krävs en tydlig struktur.

Utmaningarna du måste lösa med en BYOD-policy

Att tillåta privata enheter i arbetet innebär inte att man släpper taget. Tvärtom krävs det tydliga regler och smarta verktyg för att säkerställa:

Säkerhet: Hur hanteras företagsdata? Vad händer om en enhet tappas bort?
Tillgänglighet: Kan kollegor och kunder nå den anställda via rätt kanaler?
Support: Vem ansvarar för tekniska problem?
Gränser: Hur förhindrar man att privata appar eller data blandas med företagets?

En bra BYOD-policy bör adressera alla dessa delar – och dessutom vara lätt att förstå.

Vad bör ingå i en BYOD-policy?

En tydlig policy ger både arbetsgivare och anställda trygghet. Här är några komponenter som bör finnas med:

1. Krav på enheter och uppdateringar

Definiera vilka operativsystem och versioner som stöds. Till exempel: “Endast iOS 15+ och Android 12+ tillåts för installation av affärskritiska appar.”

2. IT-säkerhet och behörigheter

Ange vad som gäller för lösenord, VPN-användning, fjärråtkomst och kryptering. Ska ni ha möjlighet att radera data på distans om en enhet tappas bort?

3. Ansvar vid fel och skada

Vem står för service om något går sönder? Ska medarbetaren själv uppdatera programvaran? Vad händer vid skada?

4. Stöd och support

Kan IT-avdelningen hjälpa till med installationer eller är det “eget ansvar”? Detta påverkar både onboarding och daglig drift.

Exempel: Så funkar det i praktiken

Låt säga att ditt företag har 15 anställda, varav 10 arbetar hemifrån eller från annan ort. Alla har sina egna telefoner, men behöver kunna kontaktas på ett gemensamt nummer.

Med Telness mobila växel kan du:

Tilldela varje anställd ett internt direktnummer
Se till att inkommande samtal till företagsnumret går till rätt person
Koppla samtal vidare till kollegor, även om de sitter i olika städer
Ge enhetlig kundupplevelse, oavsett vem som svarar
Välja mellan att använda telefon eller dator för att besvara samtal kundsamtal samt ringa ut från företagsnumret

Fördelar för både anställda och arbetsgivare

Att implementera en mobil växel-lösning i en BYOD-miljö skapar fördelar på båda sidor:

För anställda

De får använda sin egen telefon
De slipper dela sitt privata nummer
De kan jobba flexibelt och ändå vara tillgängliga

För arbetsgivare

De sparar pengar på hårdvara
De får full kontroll på samtalsflöden
De stärker företagets varumärke med enhetlig kommunikation

Vanliga misstag att undvika

När du sätter upp en BYOD-policy – och implementerar softphone – finns några klassiska fallgropar att undvika:

• Att inte ha en policy alls
• Att vara otydlig med säkerhet och ansvar
• Att inte erbjuda något alternativ för företagsnummer
• Att blanda privata och företagsappar på samma enhet utan skydd

Genom att tänka igenom dessa saker i förväg undviker du problem längre fram.

Gör BYOD enkelt för dina anställda med Telness

En bra BYOD-policy kombinerar tydliga riktlinjer med smarta verktyg. Med en mobil växel-lösning från Telness kan du ge medarbetarna möjlighet att kommunicera professionellt – direkt från sina egna enheter. Det gör att du får flexibilitet utan att tumma på tillgängligheten.

Vill du veta mer om hur Telness mobil växel kan hjälpa ditt företag? Läs mer här.

Rekommenderade blogginlägg

Mobil växel som fungerar med alla operatörer

10 misstag nya företagare gör (och hur du undviker dem)

Att starta eget är kul. Frihet, egna beslut och ingen chef som bestämmer. Men det är också en djungel av beslut, oväntade kostnader och (let’s be honest) en del misstag som kan bli onödigt dyra.

Person i brun kappa sitter vid ett cafébord och arbetar med sin mobil och laptop, medan en kaffekopp och anteckningsblock ligger bredvid – symboliserar effektivt distansarbete och smidig företagskommunikation.

4 vanliga tidstjuvar som kostar företag pengar – och hur du fixar dem

Möten, rörig kommunikation och telefonkaos kan kosta företag både tid och pengar. Här är de fyra största tidstjuvarna och hur du kan eliminera dem med smarta lösningar.