Så kan du ta ledigt – utan att missa kundsamtal
Påsken närmar sig. Kalendern börjar glesna, tempot går ner och tankarna är någon helt annanstans, vilket de ska få göra.
Att vara ledig är inte ett problem. Det är en förutsättning för att orka driva företag över tid. Men samtidigt finns det ofta en tanke som dyker upp: “Tänk om någon hör av sig och jag missar det?”
För kunderna slutar inte höra av sig bara för att det är ledighet, och ibland är det just då de faktiskt har tid att ta kontakt. Så hur gör man för att kunna släppa jobbet utan att känna att man borde kolla mobilen hela tiden?
I det här inlägget går vi igenom hur du sätter upp en enkel lösning som gör att du kan vara ledig på riktigt.
Hur gör du för att faktiskt kunna vara ledig?
För många företagare handlar ledighet inte om att stänga av, utan om att alltid vara lite halvt tillgänglig.
Man kollar mobilen ibland.
Svarar om det känns viktigt.
Har det “lite i bakhuvudet”.
Det funkar, men det blir aldrig riktigt ledigt.
Ofta beror det på att en person alltid måste ansvara för alla samtal, särskilt som egen företagare. Att det inte finns någon tydlig plan för vad som händer om ingen svarar.
Det finns dock företag som löser det genom att:
- – ha en tydlig plan för att kunna koppla bort
- – ge kunden återkoppling utan att alltid behöva hantera allt direkt.
Skillnaden är inte hur mycket man jobbar, utan hur det är uppsatt.
Vad händer om du inte har en plan?
Det handlar sällan om katastrofer.
Det handlar om små saker som:
- – samtal som inte besvaras
- – kunder som inte riktigt vet vem de ska nå
- – uppföljningar som aldrig blir av
I många fall märks det inte ens. Men det kan vara skillnaden mellan en affär som blir av och en kund som går vidare till en konkurrent.
Vanliga misstag när man försöker lösa det
Inför ledigheter gör många något snabbt:
- – lägger ett autosvar på mejlen
- – hänvisar till en mobil
- – tänker att “någon håller lite koll”
Det kan absolut funka i stunden. Men ofta innebär det också:
- – att någon ändå måste vara tillgänglig
- – att det blir otydligt för kunden
- – att det är lätt att något missas
Det blir mer en kompromiss än en lösning.
Så gör du det enkelt – checklista
För att kunna vara ledig på riktigt behöver du en setup som jobbar åt dig.
Grunden är enkel:
- – Fler än en person kan ta emot samtal
- – Samtal styrs beroende på tid och tillgänglighet
- – Det finns tydliga öppettider eller hänvisningar
- – Missade samtal syns och kan följas upp
- – Ni har ett gemensamt företagsnummer
När de här bitarna sitter behöver du inte tänka på det.
Så funkar det i praktiken
Med en mobil växel för företag kan du styra hur samtal hanteras – utan att själv vara tillgänglig.
Med Telness kan du till exempel:
- – koppla flera personer till samma nummer
- – styra samtal baserat på tid (t.ex. under påskhelgen)
- – hänvisa samtal till kollegor som jobbar
- – lägga in röstmeddelanden eller menyval
- – se alla samtal i efterhand
Läs mer om mobil växel hos Telness som du enkelt kombinerar med ett fastnummer, då får du dessutom ett tydligt nummer utåt, oavsett vem som svarar på företaget.
Har du ett fastnummer redan eller behöver du ett nytt? Skaffa ett fastnummer eller flytta ditt befintliga.
Exempel: så kan det se ut under påsken
Ett enkelt upplägg kan vara:
- – Under kontorstid → samtal går till en i teamet
Under lediga dagar → samtal styrs till jour eller röstmeddelande - – Missade samtal → syns direkt och kan följas upp
Du behöver ingen krånglig eller dyr uppsättning. Med Telness mobil växel kopplas samtalet till mobiltelefonen eller till en dator. Det tar några minuter att sätta upp, för att sedan gör stor skillnad i hur ledigheten faktiskt känns.
När gör det störst skillnad?
Det här märks extra tydligt för:
- – småföretag där alla gör mycket
- – team som turas om att vara lediga
- – konsulter och servicebolag
- – företag där varje samtal är viktigt
När varje kontakt räknas blir det viktigt att inget faller mellan stolarna – även när ni inte jobbar.
Vanliga frågor
Måste någon alltid vara tillgänglig?
Nej. Du kan styra hur samtal hanteras utan att någon aktivt jobbar genom att ställa in växeln på det sätt som passar dig.
Blir det krångligt att sätta upp?
Nej, det görs enkelt i en digital portal. Där kan du hantera och ändra inställningarna när du vill.
Kan jag ändra upplägget efteråt?
Ja, du kan justera när som helst.
Är det bindningstid?
Nej, hos Telness tror vi inte på bindningstider eller uppsägningstider. Du betalar endast för innevarande månad.
Vill du ha hjälp med att se över ert behov? Boka möte med oss.
Sammanfattning: Att vara ledig på riktigt
Att vara ledig ska inte innebära att du tappar kontroll, och det behöver det inte heller göra.
När din telefoni är uppsatt på rätt sätt:
- – tas samtal om hand
- – vet kunden vad som gäller
- – kan du följa upp när du är tillbaka
Du slipper välja mellan att vara tillgänglig och att vara ledig. Du kan vara båda – vid rätt tillfälle.
